Die Bedeutung automatisierter Prozesse im On- und Offboarding
12. Februar 2024
Dieser Artikel vermittelt Ihnen die Grundlagen von SaaS und gibt Einblicke in die Anwendungsbereiche sowie Vor- und Nachteile von „Software-as-a-Service“. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie mit SaaS ihren Unternehmensalltag leichter und flexibler gestalten können.
Neben den bewährten Apps wie Microsoft Office 365, Adobe Creative Cloud oder MailChimp haben sich gerade durch den Home-Office-Trend der letzten Jahre neue Tools wie Zoom schnell im deutschen Mittelstand etabliert. Dabei differenzieren sich diese cloudbasierten Dienste, welche man als Software-as-a-Service bezeichnet, über die flexiblen und geräteübergreifenden Anwendungsmöglichkeiten.
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Der Grundstein der heutigen Software-as-a-Service-Tools wurde mit der Erfindung von Application Service Providing (ASP) in den 1990er-Jahren gelegt. Unter ASP versteht man die Bereitstellung von Software über ein zentrales, vom Unternehmen unabhängigen Netzwerk, wie z.B. das/dem World-Wide-Web. Mit der rasanten Verbreitung des Internets wurde diese Form der IT-Auslagerung an Softwareanbieter zur gängigen Branchenpraxis und prägte das moderne SaaS-Modell.
Mittlerweile benötigen Mitarbeiter lediglich einen Internetzugang, um auf die wichtigsten Tools zuzugreifen, und können dies vom Büro, von zu Hause oder von unterwegs tun, unabhängig vom Gerät. Aufgrund dieser Flexibilität konnte sich SaaS in vielen Bereichen gegenüber der klassischen lokalen „On-Premise“-Lösung durchsetzen, und selbst Software-Giganten wie Microsoft setzen zunehmend auf cloudbasierte SaaS-Anwendungen.
Große Unternehmen nutzen eine breite Palette von SaaS-Tools, um anspruchsvolle Geschäftsprozesse flexibel zu bewältigen. Aber auch für kleinere und mittelständische Unternehmen hat SaaS ein enormes Potenzial. Indem sie IT-Funktionen von professionellen Dienstleistern übernehmen lassen, kann sich der Mittelstand auf seine Kernfunktionen konzentrieren und muss sich keine umfassenden IT-Fähigkeiten aneignen.
SaaS bietet Unternehmen in der Regel standardisierte Dienstleistungen an, die die Nutzer für ihre Zwecken und in individuellem Umfang nutzen und konfigurieren können. Durch diese universelle Verbreitung von Software können SaaS-Firmen durch Skaleneffekte Kosten senken. Folglich können den Kunden die Dienste zu relativ günstigen Konditionen zur Verfügung gestellt werden. Da keine individualisierte Software entwickelt werden musste und somit kein Mehraufwand für die Hersteller entsteht, ist es bei SaaS-Tools üblich, dass Kunden die Tools je nach Bedarf mieten oder kündigen können.
Außerdem bieten SaaS-Tools den Anwendern verschiedene Kostenmodelle, die sich an den Bedürfnissen des Unternehmens bzw. der User orientieren. Anstelle von klassischen Lizenzausgaben zahlt man bei der Verwendung von online betriebenen SaaS-Anwendungen Nutzungsgebühren. Diese können monatlich, jährlich oder sogar nach individueller Nutzungsdauer berechnet werden. Durch den Wegfall hoher Anfangsinvestitionen sind Unternehmen zudem unabhängiger von den Softwareherstellern, da sie flexibel und mit geringerem Kosten- und Umstellungsaufwand zu anderen Anbietern wechseln können.
Ein weiterer Vorteil von Software-as-a-Service ist die cloudbasierte Präsenz im Webbrowser. Somit sind die Tools mit den meisten Geräten kompatibel und können hardware- und standortunabhängig genutzt werden. Zudem werden Updates automatisch und zentral vom Anbieter durchgeführt und nehmen keinen Einfluss auf die Endgeräte der Nutzer. Ebenso kommen hier auch Kosteneinsparungen zur Geltung, da der Bedarf an teuren Rechenzentren und leistungsstarker Hardware entfällt. Den Mitarbeitern bleibt die manuelle Umstellung und Einrichtung erspart, und Updates sind in der Regel schneller verfügbar als bei herkömmlicher, installierter Software. Schließlich wird auch das Risiko von Datenverlusten weitgehend reduziert, da alle Daten auf den Servern der SaaS-Anbieter gesichert werden und Hardwareausfälle die Geschäfsprozesse nicht mehr beeinträchtigen.
Trotz der höheren Kosteneffizienz entstehen auch bei SaaS zusätzliche Implementierungskosten, wenn die Anwendungen in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert werden muss. Darüber hinaus liegt ein hohes Maß an Verantwortung in den Händen der SaaS-Anbieter, die die Plattform, das Netzwerk und die Dateninfrastruktur der Apps verwalten. Auch wenn die SaaS-Hersteller große Anstrengungen unternehmen, um ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, muss man sich darüber im Klaren sein, dass man einen Teil seiner Datenhoheit aufgibt. Denn das Nutzerverhalten wird durch die Algorithmen der Anbieter analysiert.
Ein weiterer Aspekt ist die vermeintliche Einfachheit der SaaS-Anwendung. Obwohl SaaS viele Vorteile gegenüber installierter Software hat, müssen Software-as-a-Service-Tools immer noch sorgfältig verwaltet werden, insbesondere wenn in einem Unternehmen mehrere Tools eingesetzt werden. Bei einer Vielzahl von Apps und Usern ist es jedoch eine komplizierte Aufgabe, den Überblick zu behalten. Oft nutzen Mitarbeiter einige der SaaS-Anwendungen so selten, dass sich eine Lizenz faktisch nicht lohnt. Darüber hinaus wissen einige Mitarbeiter gar nicht, dass sie Zugriff auf ein Tool haben. Außerdem kommt es häufig vor, dass das Nutzungsverhalten der einzelnen Benutzer nicht mit dem Preismodell der SaaS-Anwendung übereinstimmt. Ein Vielnutzer erhält das Tool beispielsweise zum nutzungsabhängigen Tarif und verursacht so mehr Kosten; oder für einen Mitarbeiter, der ein Tool nur selten nutzt, wird pauschal ein hoher Betrag abgerechnet.
In diesen Fällen entstehen beim Unternehmen unnötige Kosten, die mit dem richtigen Management vermieden werden können.
