Alles, was du zu SaaS wissen solltest

Dieser Artikel vermittelt dir die Grundlagen von SaaS und gibt Dir Einblicke in die Anwendungsbereiche sowie Vor- und Nachteile von „Software-as-a-Service“. Außerdem zeigen wir dir, wie du mit SaaS deinen Unternehmensalltag leichter und flexibler gestalten kannst.

Veröffentlicht am 27. Oktober 2022

Neben den bewährten Apps wie Microsoft Office 365, Adobe Creative Cloud oder MailChimp haben sich gerade durch den Home-Office-Trend der letzten Jahre neue Tools wie Zoom schnell im deutschen Mittelstand etabliert. Zentrales Differenzier­­ungs­­­­­­­­merkmal sind die flexiblen und geräteüber­­­greifenden Anwendungs­­­­möglich­­keiten dieser cloud­­basierten Dienste, die man als Software-as-a-Service bezeichnet.

Kurz und knapp:

 
  • Software-as-a-Service (SaaS) im Unternehmenskontext ist eine Internet-Browser-basierte Anwendung für die Verwaltung alltäglicher Geschäftsaufgaben
  • SaaS-Anwendungen gibt es in den Bereichen IT-Sicherheit, Speicherverwaltung, CRM, Finanzen, Projektmanagement, Kommunikation, Marketing und Content
  • Sie sind kostengünstiger, flexibler, kompatibler und skalierbarer als klassische Software, die auf den Benutzergeräten installiert wird
  • Der größte Nachteil ist das komplizierte Management einer großen Anzahl von Lizenzen in einem Unternehmen
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Inhalt:

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Was ist SaaS? Für wen eigent es sich? ​

Der Grund­­stein der heutigen Software-as-a-Service-Tools wurde mit der Erfindung von Application Service Providing (ASP) in den 1990er-Jahren gelegt. Unter ASP versteht man die Bereit­­stellung von Software über ein zentrales, vom Unternehmen unabhängigen Netz­werk, wie z.B. das/dem World-Wide-Web. Mit der rasanten Verbreitung des Internets wurde diese Form der IT-Auslagerung an Software­­anbieter zur gängigen Branchen­­praxis und prägte das moderne SaaS-Modell.

Mittlerweile benötigen Mitarbeiter lediglich einen Internet­­zugang, um auf die wichtigsten Tools zuzugreifen, und können dies vom Büro, von zu Hause oder von unterwegs tun, unabhängig vom Gerät. Dank dieser Flexibilität konnte sich SaaS in vielen Bereichen gegenüber der klassischen lokalen „On-Premise“-Lösung durchsetzen, und selbst Software-Giganten wie Microsoft setzen zunehmend auf cloud­­basierte SaaS-Anwendungen.

Große Unternehmen nutzen eine breite Palette von SaaS-Tools, um anspruchsvolle Geschäfts­­prozesse flexibel zu bewältigen. Aber auch für kleinere und mittelständische Unter­­nehmen hat SaaS ein enormes Potenzial. Indem sie IT-Funktionen von professionellen Dienst­­leistern über­nehmen lassen, kann sich der Mittelstand auf seine Kern­­funktionen konzentrieren und muss sich keine umfassenden IT-Fähigkeiten aneig­nen.

Welche SaaS-Tools gibt es? Wo lassen sie sich einsetzen?

Die größten SaaS-Anbieter auf dem Markt sind Microsoft mit seinem Office 365 Paket, Windows Azure und Dynamics 365 sowie der US-Konzern Salesforce, der Lösungen für das Kunden­­beziehungs­­management (CRM) anbietet. Zu den namhaften Providern gehören auch IBM, die sich auf künstliche Intelligenz und Cloud-Management spezialisiert hat, und Oracle, die eine Reihe von HR-Tools bis hin zu Analytics-Software vertreiben.
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Außerdem gibt es einige spezialisierte SaaS-Unternehmen, die das Infra­­struktur­­­management ihrer Kunden erleichtern. Dazu gehören zum einen Sicherheits­­dienstleister wie Cloudfare. Andererseits sind typische Cloud-Produkte wie Dropbox, ownCloud, OneDrive oder Google Drive beson­ders beliebt.
Um die Kernfunktionen ihrer Anwender zu unterstützen, bieten eine Vielzahl verschiedener SaaS-Tools Lösungen für das Management unter­schiedlicher Aufgaben im Geschäftsalltag an. Neben dem CRM von Salesforce oder Microsoft spielen Accounting- und Finanz­­tools eine wichtige Rolle in digitalisierten Unternehmen, so zum Beispiel sevDesk, Debitoor oder Quickbooks in der Buchhaltung. Darüber hinaus sind Projekt­­­­management-Apps wie Base­camp, teamwork oder celoxis gängige Werkzeuge für die Planung von Tasks in einem agilen Umfeld.
Kommunikations- und Konferenz­­software wie 3CX, Zoom, Slack oder Webex spielen gerade im Zuge des Home-Office-Trends eine immer wichtigere Rolle. Aber auch content-bezogene Aufgaben werden heute oft mit SaaS realisiert, sei es mit HubSpot, TYPO3 oder Adobe. Ob E-Mail-Marketing mit Mailchimp, Analytics mit Google und MonsterInsights oder E-Commerce mit Shopify und Squarespace – für all diese Bereiche gibt es längst eine Bandbreite von SaaS-Apps, die wiederum von sowohl kleinen als auch großen Unternehmen genutzt werden.

Welche Vorteile hat die Nutzung von SaaS? ​

Geringe Kosten

SaaS bietet Unternehmen in der Regel standardisierte Dienst­­leistungen an, die die Nutzer für ihre Zwecken und in individuellem Umfang nutzen und konfigurieren können. Durch diese universelle Verbreitung von Software können SaaS-Firmen durch Skalen­effekte Kosten senken. Folglich können den Kunden die Dienste zu relativ günstigen Konditionen zur Verfügung gestellt werden. Da keine individualisierte Software entwickelt werden musste und somit kein Mehr­­aufwand für die Hersteller entsteht, ist es bei SaaS-Tools üblich, dass Kunden die Tools je nach Bedarf mieten oder kündigen können.

Flexible Lizenzmodelle

Außerdem bieten SaaS-Tools den Anwendern verschiedene Kosten­­­modelle, die sich an den Bedürfnissen des Unternehmens bzw. der User orientieren. Anstelle von klassischen Lizenz­­ausgaben zahlt man bei der Verwendung von online betriebenen SaaS-Anwendungen Nutzungs­­ge­bühren. Diese können monatlich, jährlich oder sogar nach individueller Nutzungsdauer berechnet werden. Durch den Wegfall hoher Anfangs­­­­investitionen sind Unter­nehmen zudem unabhängiger von den Software­­herstellern, da sie flexibel und mit geringerem Kosten- und Umstellungs­­aufwand zu anderen Anbietern wechseln können.

Einfacher Einsatz von überall

Ein weiterer Vorteil von Software-as-a-Service ist die cloudbasierte Präsenz im Web­browser. Somit sind die Tools mit den meisten Geräten kompatibel und können hardware- und standort­­unabhängig genutzt werden. Zudem werden Updates automatisch und zentral vom Anbieter durchgeführt und nehmen keinen Einfluss auf die Endgeräte der Nutzer. Ebenso kommen hier auch Kosten­­einsparungen zur Geltung, da der Bedarf an teuren Rechenzentren und leistungsstarker Hardware entfällt. Den Mitarbeitern bleibt die manuelle Umstellung und Einrichtung erspart, und Updates sind in der Regel schneller verfügbar als bei herkömmlicher, installierter Software. Schließlich wird auch das Risiko von Daten­­verlusten weitgehend reduziert, da alle Daten auf den Servern der SaaS-Anbieter gesichert werden und Hardware­­ausfälle die Geschäfs­­­prozesse nicht mehr beeinträchtigen.

Welche Nachteile hat die Nutzung von SaaS?

Abgabe der Daten und Verantwortung an SaaS-Anbieter

Trotz der höheren Kosten­­effizienz entstehen auch bei SaaS zusätzliche Implementierungs­­kosten, wenn die Anwendungen in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert werden muss. Darüber hinaus liegt ein hohes Maß an Verantwortung in den Händen der SaaS-Anbieter, die die Plattform, das Netzwerk und die Daten­­infrastruktur der Apps verwalten. Auch wenn die SaaS-Hersteller große Anstrengungen unternehmen, um ein Höchstmaß an Sicherheit und Daten­­schutz zu gewährleisten, muss man sich darüber im Klaren sein, dass man einen Teil seiner Daten­­hoheit aufgibt. Denn das Nutzer­­verhalten wird durch die Algorithmen der Anbieter analysiert.

Kompliziertes Managament und vermeidbare Kosten

Ein weiterer Aspekt ist die vermeintliche Einfachheit der SaaS-Anwendung. Obwohl SaaS viele Vorteile gegenüber installierter Software hat, müssen Software-as-a-Service-Tools immer noch sorgfältig verwaltet werden, insbesondere wenn in einem Unternehmen mehrere Tools eingesetzt werden. Bei einer Vielzahl von Apps und Usern ist es jedoch eine komplizierte Aufgabe, den Überblick zu behalten. Oft nutzen Mitarbeiter einige der SaaS-Anwendungen so selten, dass sich eine Lizenz faktisch nicht lohnt. Darüber hinaus wissen einige Mitarbeiter gar nicht, dass sie Zugriff auf ein Tool haben. Außerdem kommt es häufig vor, dass das Nutzungs­­verhalten der einzelnen Benutzer nicht mit dem Preismodell der SaaS-Anwendung übereinstimmt. Ein Vielnutzer erhält das Tool beispielsweise zum nutzungsab­hängigen Tarif und verursacht so mehr Kosten; oder für einen Mitarbeiter, der ein Tool nur selten nutzt, wird pauschal ein hoher Betrag abgerechnet.

In diesen Fällen entstehen beim Unternehmen unnötige Kosten, die mit dem richtigen Management vermie­den werden können.

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