Schatten-IT verstehen und erkennen

Die Verwendung von SaaS-Anwendungen ist kein Trend. Immer mehr Unternehmen wechseln von On-Premise-Lösungen zu Anwendungen in der Cloud. SaaS-Anwendungen haben oft klare Vorteile. Unternehmen sollten daher eine Schatten-IT effizient erkennen und effektiv verwalten. Eine grundsätzliche Verhinderung der Schatten-IT ist nur schwer umsetzbar.

5 Tipps, wie sie eine Schatten-IT erkennen und verwalten können:

1. Das automatisierte Aufdecken fremder Anwendungen
   Im ersten Schritt muss ermittelt werden, welches Ausmaß die eigene Schatten-IT hat. Dazu solltest du herausfinden, welche Benutzer:innen welche Lizenzen in welcher Anwendung besitzen. Am effizientesten und effektivsten gelingt dies mit einer SaaS-Management-Plattform. Eine manuelle Nachverfolgung ist praktisch unmöglich.
2. Schulung der Mitarbeiter
   Dein Team kann anschließend gezielt auf Abteilungen zugehen und die Mitarbeitenden über die Risiken nicht genehmigter Software schulen. Die Auswertung hilft dabei, die relevanten Abteilungen zu identifizieren.
3. Austausch mit Fachabteilungen
   Genehmigte Anwendungen bieten oft nicht die gewünschten Funktionen, da sich die Anforderungen in der schnelllebigen Welt ständig ändern. Um Lösungen zu finden, kann das Anforderungsprofil anhand der Auswertungen aus Schritt 1 und einem engen Austausch mit Fachabteilungen aktualisiert werden.
4. Verschlankung der Ticket-Prozesse
   Ticket-Prozesse sind in großen und schnell wachsenden Unternehmen unerlässlich. Trotzdem sind sie in den Fachabteilungen oft unbeliebt. Versuche mit deinem Team, die Ticket-Prozesse auf ein Minimum zu reduzieren, um die Hürden so niedrig wie möglich zu halten.
5. Kontinuierliches Monitoring
   Wie bereits erwähnt, ist es unmöglich, die Schatten-IT generell zu verhindern. Deshalb empfiehlt es sich, langfristig eine SaaS-Management-Plattform zu nutzen. Dadurch werden neue Anwendungen kontinuierlich erkannt.