Schatten-IT: Was das ist und wie man damit umgeht

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In der heutigen Welt der Unter­nehmens­techno­logie hat sich Software-as-a-Service (SaaS) zu einer weit ver­brei­teten Lö­sung für Unternehmen ent­wickelt, um die Pro­dukti­vität und Effi­zienz zu stei­gern. Diese komfor­table Lö­sung bringt jedoch auch eine große Heraus­forde­rung für IT-Ab­teilun­gen mit sich: Schatten-IT (engl. Shadow IT).

Was ist Schatten-IT?

Als Schatten-IT wird jede Software oder jedes IT-System be­zeich­net, das in einem Unter­nehmen ohne das Wissen oder die Ge­nehmi­gung der IT-Ab­teil­ung verwendet wird. Sie entsteht häufig, wenn Mit­arbei­ter Tools, An­wendun­gen oder Dienste ver­wenden, die nicht von der IT-Ab­teilung des Unter­nehmens ge­nehmigt worden sind.

Die Ver­wendung von Schatten-IT kann zu ver­schiede­nen Pro­blemen führen, z. B. zu erhöhten Sicher­heitsri­siken, zur ineffizienten Nutz­ung von Unter­nehmens­ressourcen und zu einem Mangel an zen­traler Kon­trolle über Daten und An­wendun­gen. Daher müssen Unter­nehmen Maß­nahmen er­grei­fen, um die Schatten-IT in den Griff zu be­kommen, ins­besondere bei der Nutzung von SaaS-Tools.

Im Folgenden finden Sie einige prak­tische Strategien, die Unter­nehmen an­wenden können, um Schatten-IT in SaaS-Um­gebungen zu ver­meiden:

IT Support

Mitarbeiter schulen:

Eine der effek­tivsten Möglich­keiten, die Nutz­ung von Schatten-IT zu ver­hindern, besteht darin, die Mit­arbeiter über die Risiken und Folgen der Nutz­ung nicht ge­nehmig­ter Soft­ware auf­zuklären. Unter­nehmen können dies tun, indem sie Schu­lungen durch­führen, regel­mäßige Erinne­rungen ver­senden und Richt­linien ein­führen, die eine ver­antwortungs­volle Software­nutzung fördern.

Ein SaaS-Management nutzen:

Eine SaaS-Management-Platt­form kann Unter­nehmen bei der Über­wachung, Ver­waltung und Opti­mierung ihrer SaaS-Nutzung unter­stützen. Mit einem solchen Tool er­halten IT-Teams einen Über­blick über alle SaaS-An­wendungen, die im gesamten Unter­nehmen ge­nutzt werden, und können die not­wendigen Maß­nahmen er­greifen, um Schatten-IT zu ver­hindern.

Entwickeln Sie einen SaaS-Genehmigungs­prozess:

Unter­nehmen können einen Prozess zur Ge­nehmi­gung neuer SaaS-Tools ei­nführen, um sicher­zustellen, dass Mit­arbeiter keine neue Soft­ware ohne Wissen und Genehmi­gung des IT-Teams ein­führen. Dieser Prozess sollte Richt­linien zur Be­wertung der poten­ziellen Risiken und Vor­teile neuer SaaS-A­nwendun­gen ent­halten.

Regelmäßige Überprüfung und Kontrolle der SaaS-Nutzung:

IT-Teams sollten die SaaS-Nutz­ung regel­mäßig über­prüfen und kon­trol­lieren, um nicht ge­nehmigte Soft­ware oder ver­dächtige Akti­vitäten zu er­kennen. Dies hilft ihnen, Schat­ten-IT zu er­kennen und zu be­kämpfen, bevor sie zu einem größeren Pro­blem wird.

Sicherheitsmaßnahmen implementieren:

Unter­nehmen sollten Sicher­heits­maß­nahmen wie Multi-Faktor-Authen­tifi­zierung, Daten­ver­schlüssel­ung und Netz­werk­segmen­tierung im­plemen­tieren, um un­befug­ten Zu­griff auf sen­sible Daten zu ver­hindern.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Zusammen­fassend lässt sich sagen, dass Schat­ten-IT erheb­liche Ri­siken für Unter­nehmen dar­stellen kann, insbe­sondere bei der Ver­wendung von SaaS-Tools. Mit der richtigen Aus­bildung, SaaS-Ver­waltungs­platt­formen, Ge­nehmigungs­prozes­sen, regel­mäßigen Über­prüfungen und Sicherheits­maßnahmen können Unter­nehmen jedoch pro­aktive Schritte unter­nehmen, um Schat­ten-IT zu ver­hindern und die Kontrolle über ihre techno­logische Infra­struktur zu behalten.

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