Die Bedeutung automatisierter Prozesse im On- und Offboarding

Automatisierte Prozesse im On- und Offboarding sind essentiell für Unternehmen und deren IT-Teams. Wir erklären, wie Automatisierungen mithilfe von SaaS-Management-Tools die Produktivität erhöhen und Sicherheitsrisiken minimiert werden.

Der Vertrag ist unterschrieben. Der erste Tag naht. Der erste Eindruck zählt – sowohl für die neuen Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen.  

Was oft vergessen wird: Das Einstellen neuer Mitarbeitender hört beim unterschriebenen Vertrag und dem Aufstellen eines Trainings nicht auf. Ganz im Gegenteil: Hier fängt der Prozess erst so richtig an. 

Denn Onboarding bedeutet auch, dem neuen Teammitglied die richtigen Zugänge zu sensiblen Informationen und Anwendungen im richtigen Umfang und zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen, damit die Person ihren Job zufriedenstellend ausführen kann. 

Noch schwieriger wird es, wenn die Person eines Tages das Unternehmen wieder verlässt. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen – oder besser gesagt: Hier wird der Unterschied zwischen einer manuellen und einer automatisierten IT deutlich.  

Sowohl das Onboarding als auch das Offboarding haben das Potenzial, sich zu Sicherheitsrisiken für Unternehmen und echten Zeitfressern für die IT zu entwickeln. Dieser Artikel hilft dabei, die Bedeutung dieser Prozesse sowie bestehende Gefahren zu verstehen und gibt darüber hinaus Tipps für ein gelungenes On- und Offboarding. 

Was bedeutet Onboarding?

Gehen wir gemeinsam step-by-step durch den Prozess: Was bedeutet überhaupt „Onboarding“? Grundsätzlich bedeutet Onboarding die Einführung eines:r neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen, in dem er:sie arbeiten wird. Das HR-Team unterstützt die neu gestartete Person, die Kultur, Abläufe und Regeln innerhalb des Unternehmens zu verstehen – stets mit dem Ziel, eine starke und vertrauensvolle Beziehung zum:r Mitarbeitenden aufzubauen. 

Im Großteil der heutigen Unternehmen ist das Onboarding durch die Personalabteilung nur eine Komponente. Die andere wichtige Komponente bildet das digitale Onboarding. Hier kommst du und dein IT-Team ins Spiel. 

Für IT-Mitarbeitende bedeutet der Onboarding-Prozess oftmals, endlose Tickets abzuarbeiten, in denen verschiedene Anwendungen und Berechtigungen angefordert werden – gerne auch am Morgen des ersten Arbeitstages mit der Bitte, dies doch schnell zwischenzuschieben. 😉 

Viele manuelle Aufgaben bedeuten Stress und Fehler

Chaos im Onboarding-Prozesse ist vorprogrammiert: Dein IT-Team ist aufgrund der vielen manuellen Aufgaben gestresst, die Fachabteilung ist genervt und die neuen Mitarbeitenden kommen nicht ins Arbeiten. Dies sorgt für negative Emotionen bei allen Beteiligten. Hinzu kommen wirtschaftliche Folgen: Deine Produktivität und die des restlichen IT-Teams nimmt ab, da ihr immer wieder von zwischengeschobenen Aufgaben abgelenkt werdet.  

Es ist offensichtlich, dass das Onboarding eine wichtige Rolle spielt und die IT dabei einen signifikanten Anteil am Erfolg hat. Es wird sogar geschätzt, dass ein guter Einarbeitungsprozess die Produktivität um 70% und die Bindung ans Unternehmen von neuen Mitarbeitenden um mehr als 80% steigern kann. 

Daraus resultiert, dass ein strukturiertes Onboarding dazu beiträgt, dass die neuen Mitarbeitenden nicht nur schneller ins Arbeiten kommen, sondern auch länger im Unternehmen bleiben.

4 Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Nachdem wir die große Bedeutung des Onboardings geklärt haben, möchten wir dir und deinem IT-Team einige handfeste Tipps mitgeben, damit das nächste Onboarding ein voller Erfolg wird: 

1. Entwickelt einen Prozess & haltet euch daran
Das Entwickeln und Optimieren eines fixen Onboarding-Prozesses hilft dabei, das Onboarding zeitlich besser zu strukturieren, Aufgaben im IT-Team aufzuteilen und an alles zu denken. Deswegen sollte jeder Schritt dokumentiert werden, z. B. in Form von Richtlinien, Checklisten und Zeiträumen. 

2. Hardware first!
Ohne Equipment ist auch kein Zugriff auf Unternehmensdaten und Anwendungen möglich. Die Herausgabe aller benötigten Geräte (Notebook, Kopfhörer & Co.) sollte daher oberste Priorität in deinem Prozess haben.

3. Vermeidet eine Über-Provisionierung
Etwas, was viel zu oft passiert und oftmals am Onboarding-Stress liegt: Der neue Mitarbeitende bekommt die höchste Berechtigungsstufe verschiedener Anwendungen, nur um sicherzugehen, dass er:sie in jedem Fall auf das zugreifen kann, was benötigt wird. Dadurch erhalten Mitarbeitende Zugang zu sensiblen Daten, auf die sie eigentlich gar nicht zugreifen dürften. Dies kann erhebliche Risiken mit sich tragen. Stell also sicher, zu verstehen, welche Berechtigung benötigt werden und sinnvoll sind.  

4. Automatisiere deine Prozesse
Wenn alle Aufgaben manuell erledigt werden müssen, dann ist der Arbeitstag schnell vorbei ohne andere To-Dos erledigt zu haben. Mittlerweile gibt es smarte SaaS-Management-Tools – wie beispielsweise saasmetrix – die in der Lage sind, On- und Offboarding Prozesse zu automatisieren. Mit wenigen Klicks erhalten Mitarbeitende Zugriff auf die richtigen SaaS-Tools mit den richtigen Lizenzen. 

Was bedeutet Offboarding?

Wenn ein:e Mitarbeitende:r das Unternehmen verlässt, dann beginnt sowohl für die HR- als auch für die IT-Abteilung der Offboarding-Prozess. Verantwortlichkeiten müssen neu übertragen, die Arbeitsgeräte der ehemaligen Mitarbeitenden eingesammelt und die Zugriffsrechte auf Anwendungen und sensible Informationen entzogen werden. 

Hier kommt die sogenannte Schatten-IT ins Spiel. 

Aus Erfahrung wissen wir: Während der Zeit im Unternehmen hat ein:e Mitarbeitende:r eine Vielzahl an Anwendungen genutzt und mit seinem Account verknüpft. Nicht selten sogar ohne Genehmigung des Unternehmens. Das bedeutet, dass IT-Teams oftmals gar nicht in der Lage sind, alle Zugänge zu sperren. Die Konsequenz: Potenzielle Sicherheitslücken bleiben nicht nur bestehen, sondern bleiben vermutlich auch unentdeckt. 

All dies manuell zu lösen ist oftmals gar nicht möglich. Wenn doch, dann ist es ein sehr aufwendiges und zeitintensives Unterfangen. 

Einer Umfrage zufolge, besitzen weniger als 35% der befragten Unternehmen einen teilweise automatisierten Offboarding-Prozess und weniger als 5% einen vollständig automatisierten.  

Die Schatten-IT bleibt also in den meisten Unternehmen unentdeckt, menschliche Fehler entstehen und Kosten sowie Sicherheitsrisiken steigen. 

Mittlerweile gibt es smarte Tools – wie zum Beispiel Saasmetrix – die IT-Teams dabei helfen, die genannten Problematiken zu lösen. Wie das Onboarding, kann auch das Offboarding mithilfe der SaaS-Management-Plattform von saasmetrix automatisiert und standardisiert werden. Dabei wird zudem die Schatten-IT im gesamten Unternehmen aufgedeckt, wodurch Sicherheitslücken geschlossen und Kosten gesenkt werden. 

5 Tipps für ein erfolgreiches Offboarding

1. SaaS-Accounts sperren 
Sperre sämtliche SaaS-Accounts des Mitarbeitenden. Mithilfe eines SaaS-Management-Tools wie saasmetrix geht dies vollständig mit nur wenigen Klicks.

2. Zugangsberechtigungen entziehen  
Entziehe die Zugangsberechtigungen zu Datenbanken und Servern. Diese werden oftmals vernachlässigt und bieten ein großes Potenzial für Sicherheitslücken. 
 
3. Hardware is Key 
Sammle sämtliche Hardware ein. Das Führen einer Hardware-Dokumentation ist unabdingbar! 
 
4. Anwendungsdaten übertragen und sichern 
Übertrage und sichere die Daten der genutzten Anwendungen. Das Team-Mitglied, das die Aufgaben der:des ehemaligen Mitarbeitenden übernimmt, sollte Zugriff auf die App-Daten bekommen. Darüber hinaus sollte ein Archiv für Daten angelegt werden. Dies ist wichtig, damit dein Unternehmen stets auf diese Dateien zugreifen kann, sollten diese in Zukunft nochmal benötigt werden. 
 
5. Zugang zu gemeinsamen Konten entziehen und verhindern.  
Manchmal werden dieselben Zugangsdaten von Tools von mehreren Mitarbeitenden genutzt. Hier sollten Passwörter geändert und neue Zugangsdaten an bestehende Mitarbeitende übermittelt werden. Es sollte außerdem vermieden werden, dass es überhaupt zum Account-Sharing kommt. Aus datenschutztechnischen Gründen ist es wichtig, dass klar ist, welcher Mitarbeitende worauf Zugriff hat und man diesen Zugriff auch schnell wieder entziehen kann. 

Erhalte die Kontrolle mithilfe eines SaaS-Management-Tools zurück

Da immer mehr Mitarbeitende digital arbeiten und Cyberbedrohungen gleichzeitig zunehmen, ist es wichtiger denn je, dass sowohl das digitale Onboarding als auch Offboarding modern und möglichst automatisiert gestaltet wird.

Dies erreichst du am effizientesten mit einer SaaS-Management-Lösung wie saasmetrix, wodurch du in der Lage bist alle SaaS-Anwendungen im Unternehmen zu erkennen, Prozesse zu automatisieren und Kosten zu sparen. 

Falls du Unterstützung bei der Optimierung deiner IT-Prozesse im Bereich SaaS-Management benötigst, stehen wir dir gerne zur Verfügung. 

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