Die Vor- und Nachteile von SaaS im Überblick
23. Mai 2023
In diesem Artikel befassen wir uns mit den verschiedenen Zahlungsmodellen der Anbieter. Wir zeigen auch, welches SaaS Zahlungsmodell für jedes Unternehmen das richtige ist.
Anstelle des klassischen Einmal-Kaufs und der lokalen Installation von herkömmlicher Software, setzen Anbieter auf flexible SaaS Zahlungsmodelle wie Pay-Per-Use, Freemium oder Abonnements. Eine Menge komplizierter Fachbegriffe, bei denen man schnell durcheinanderkommen kann. Im Falle des SaaS-Management ist es jedoch besonders wichtig, sich über die tariflichen Bedingungen im Klaren zu sein, um das Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung durch SaaS voll auszuschöpfen.
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Das Freemium-Modell ist ein gängiges Einstiegs- bzw. Testmodell. Dabei zahlt der Anwender keine Gebühren, aber die Funktionen des Tools sind auf den Umfang beschränkt, der nur einer Basisanwendung entspricht. Zum Beispiel wird pro Abrechnungszeitraum nur eine bestimmte, geringe Anzahl an kostenlosen Nutzerprofilen oder Transaktionen zur Verfügung gestellt. Diese Variante eignet sich in der Regel, um das Tool auf die Anforderungen des Unternehmens zu prüfen und um dann auf einen funktionsreicheren, kostenpflichtigen Tarif umzusteigen.
Für den Nutzer:
• Nützliche Zusatzleistungen (Premium-Funktionen) sind nicht verfügbar
• Ggf. nutzen Unternehmen bewusst dauerhaft die kostenlosen Versionen, ohne die Absicht, für das Tool zu zahlen
Beim nutzungsabhängigen Modell wird dem Anwender eine feste Gebühr pro Nutzungseinheit berechnet. Nutzungseinheiten können zum einen zeitlicher Natur sein, d. h. der Nutzer zahlt für die tatsächliche Dauer der Nutzung einer Software. Andererseits können Nutzungseinheiten sachlicher Natur sein. Folglich entstehen bei dem User Kosten pro Transaktion, z. B. beim Download einer Datei oder beim Versenden einer Nachricht.
Für den Nutzer:
• Zugänglich für Firmen mit geringem Budget
• Spart Kosten, wenn der Service nur in geringem Umfang genutzt wird
• Keine versteckten Kosten
• Ohne vertragliche Bindung
• Einfacher Anbieterwechsel
• Ermöglicht flexibles Testen der Software
• Keine individuellen Preisanpassungen möglich
• Schwierig, die zukünftige Nutzung und die damit verbundenen Kosten im Voraus einzuschätzen
• Kundenbindung schwierig
• Schwieriger, die Entwicklungskosten zu amortisieren
Abonnements sind Tarife, bei denen der Anwender eine feste, wiederkehrende Nutzungsgebühr für ein SaaS-Tool zahlt. Dementsprechend spielt es keine Rolle, wie intensiv der Nutzer die Anwendung tatsächlich nutzt. Vielmehr richten sich die Tarife nach der Vertragslaufzeit, der Mitarbeiteranzahl im Unternehmen, der Anzahl der tatsächlich erworbenen Nutzerlizenzen oder dem Funktionsumfang des Tools.
Auch Kombinationen verschiedener Einflussgrößen sind denkbar. Beispielsweise vertreiben viele SaaS-Anbieter „Enterprise“-Abonnements für Firmen mit einer sehr großen Mitarbeiterzahl, die abteilungsübergreifend alle verfügbaren Funktionen des Tools nutzen wollen. Außerdem bieten SaaS-Anbieterer Enterprise Kunden oft individualisierte Vertragskonditionen an.
Für den Nutzer:
Für den SaaS-Anbieter:
• Hemmschwelle potentieller Kunden, langfristige Verträge einzugehen
Grundsätzlich ist das SaaS-Konzept sowohl für große als auch kleine Unternehmen aufgrund seiner Flexibilität und Agilität im Vergleich zur klassischen Einmalkauf-Software von Vorteil. Insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen sind die kosteneffizienten SaaS Zahlungsmodell ein enormer Vorteil. Ungeachtet dieses Vorteils ist es wichtig, die Feinheiten der verschiedenen Lizenzierungsoptionen zu beachten und auf das Firmen- bzw. Nutzerprofil abzustimmen:
• Großes mittelständisches Unternehmen
• Hohes IT-Budget
Anforderungen an das Tool:
• Tägliche Nutzung in allen Abteilungen
• Über 500 Nutzerprofile
• Fokus auf Kostensenkung und Effizienzsteigerung
Lösung:
• Aufgrund der intensiven Nutzung ist ein Abonnement am sinnvollsten. Die Firma sollte sich nach Möglichkeit ein individuelles Angebot einholen.
• Mittelständisches Unternehmen
• Mittleres IT-Budget
Anforderungen an das Tool:
• Unregelmäßige Nutzung in wenigen Abteilungen
• 20 Nutzerprofile
• Fokus auf Effizienzsteigerung
Lösung:
• Wegen der sporadischen Nutzung und dem Anspruch auf hohe Effizienz ist das Pay-per-Use-Modell am geeignetesten
• Kleines Unternehmen
• Niedriges IT-Budget
Anforderungen an das Tool:
• Regelmäßige Nutzung
• 10 Nutzerprofile
• Fokus auf Kostensenkungen
Lösung:
• Aufgrund des niedrigen Budgets und der Priorisierung der Kostensenkung ist das Freemium-Modell am geeignetsten.
Abgesehen vom Freemium-Modell, haben alle anderen skalierbaren und kostenpflichtigen Tarifmodelle einen entscheidenden Nachteil. Aufgrund von zunehmenden Unternehmenskapazitäten, steigender Mitarbeiterzahl bzw. Userzahl der SaaS-Anwendungen und zunehmend komplizierteren Arbeitsprozessen, wird die tatsächliche Nutzung von SaaS immer undurchsichtiger.
Vor dem Hintergrund der damit verbundenen hohen Kosten kann dieses Phänomen dem Unternehmen zum Verhängnis werden, sobald regelmäßig unnötige SaaS-Kosten anfallen. Vorausgesetzt das Zahlungsmodell ist nicht passend zum individuellen Nutzerverhalten der Mitarbeiter gewählt und es liegen gänzlich ungenutzte Lizenzen vor, wirken diese gegen die Kosteneffizienz, die SaaS den Unternehmen verspricht.
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen mit beschränktem Budget müssen sich der Herausforderung bzgl. des Managements von SaaS bewusst sein und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Einerseits lassen sich alle SaaS-Lizenzen manuell verwalten, was jedoch enorme zeitliche und arbeitstechnische Investitionen bedeutet. Andererseits lassen sich alle bezogenen Lizenzen übersichtlich im Dashboard von saasmetrix anzeigen und automatisch auf Effizienzpotenziale analysieren. Hierdurch wird das individuelle Nutzerverhalten analysiert, um Vorschläge auf geeignete Lizenzierungsmodelle zu liefern.
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