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Die richtige SaaS-Software auswählen

7 Schritte, die dabei helfen eine neue SaaS-Software auszuwählen

Illustrierte Frau wählt die richtige SaaS Software aus

Einem das Leben erleichtern und beim Erreichen der Unternehmens­ziele helfen; das ist was die meisten SaaS-Tools versprechen. Ist das denn wirklich so? Die Realität sieht meistens leider anders aus. Der Groß­teil der Unternehmen berichtet, dass gerade mal weniger als die Hälfte der verwendeten SaaS-Tools einen Nutzen für das Unternehmen bietet. Das kann verschiedenste Gründe haben. Beispielsweise können Unternehmens­ziele und -strukturen sich ändern oder es können mittlerweile bessere Optionen auf dem Markt verfügbar sein.

Trotzdem gibt es tatsächlich viele SaaS-Tools, die Unternehmen wirklich dabei helfen, effizienter zu arbeiten, Geld zu sparen und Prozesse zu automatisieren. Die passende SaaS-Software auswählen: bei immer weiter wachsender Auswahl an SaaS-Anwendungen keine leichte Aufgabe. Denn wurde sich erst einmal für eine Anwendung entschieden, so wird diese auch üblicherweise für einen langen Zeitraum genutzt. Deswegen sollte diese Entscheidung gut überlegt sein. Schlimmsten­falls entscheiden Sie sich für eine Anwendung, die ungenutzt bleibt und weiterhin bezahlt wird und ggf. sogar zu Datenschutz­problemen führt.

Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir für Sie eine Checkliste zusammen­gestellt, die Ihnen dabei hilft, dass Sie die richtige Saas-Software auswählen können.

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1. Vorhandene SaaS-Anwendungen überprüfen 

Bevor Sie sich auf die Suche nach einer neuen SaaS-Software machen, sollten Sie zunächst überprüfen, ob es möglicherweise bereits in Ihrem Unternehmen genutzte Anwendungen gibt, die Ihren Anforderungen entsprechen. Es ist sinnvoll, alle vorhandenen SaaS-Tools einzubeziehen und abzuwägen, ob diese weiterhin benötigt werden oder ob sie möglicherweise durch eine bessere Alternative ersetzt werden könnten.

2. Klare Ziele setzen

Es ist wichtig, dass Sie sich vor der Suche nach einer neuen SaaS-Software klare Ziele setzen, die Sie mit der neuen Anwendung erreichen möchten. Dies könnte zum Beispiel die Automatisierung von Geschäfts­prozessen, die Steigerung der Effizienz oder die Kosten­reduktion sein. Je genauer Sie wissen, welche Anforderungen die Software erfüllen muss, desto einfacher wird es sein, die richtige Lösung zu finden. Behält man dies im Blick, verhindert man, dass ein erneutes Wechseln der Software nötig ist. Das verursacht lediglich vermeidbare Kosten und stört Team­prozesse.

3. Marktforschung durchführen

Es gibt viele verschiedene SaaS-Tools auf dem Markt, daher ist es wichtig, sich vor der Entscheidung einen Überblick über die verschiedenen Optionen zu verschaffen. Dazu können Sie zum Beispiel Online-Vergleichs­portale nutzen oder sich von Branchen­kollegen beraten lassen. Machen Sie sich auch mit den Funktionen und Preisen der verschiedenen Anbieter vertraut, um die für Sie passende Lösung zu finden.

4. Budgetplanung

SaaS Bezahl­modelle machen es nicht unbedingt einfach ein festes Budget einzuplanen. Je nach Bezahl­modell und Nutzer­anzahl kann es sein, dass die tatsächlichen Kosten nicht mit dem geplanten Budget übereinstimmen. Deswegen sollten Sie auf unerwartete Kosten vorbereitet sein und abwiegen, ob das Kosten-Nutzen Verhältnis stimmt.

5. IT-Sicherheit berücksichtigen

Erfüllt die Software alle nötigen Sicherheits­normen? Datenschutz­verletzungen ziehen oft gravierende Folgen nach sich und schädigen nachhaltig den Unternehmens­ruf. Deshalb sollte beispielsweise vom IT-Team geprüft werden, ob die neue Software alle nötigen Sicherheits­standards erfüllt.

6. Nutzung und Nutzen evaluieren

Es passiert schnell, dass ein Tool doch nicht den Erwartungen entspricht oder durch veränderte Strategien nicht mehr benötigt wird. Um herauszufinden, ob eine SaaS-Software tatsächlich den Erwartungen entspricht, sollten Sie auch das Feedback von den Nutzern berück­sichtigen. Evaluiert man regelmäßig die Anzahl der Nutzer und hinterfragt, ob die Anwendungen tatsächlich einen Mehrwert bieten, kann man schneller handeln und so auch Kosten einsparen.

7. Unternehmensweit Prozesse dokumentieren und ausführen 

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter den Prozess der Einführung einer neuen Software verstehen und ihn unternehmens­weit ausführen, um die Effektivität zu gewährleisten. Das Gleiche gilt für den Evaluations­prozess, der in Punkt 6 erwähnt wurde. Es ist wichtig, diesen Prozess sorgfältig zu dokumentieren und die Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren.

Software Management Tools wie saasmetrix können dazu beitragen, den Überblick über die genutzte Anwendungen, die Kosten und die Nutzung zu behalten. Dadurch werden Prozesse vereinfacht und sichergestellt, dass die richtige SaaS-Software das Unternehmen unterstützt, anstatt es durch hohe SaaS-Kosten zu behindern.

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