8 Schritte für ein erfolgreiches IT-Offboarding

Ein richtiges Exit-Management ist essenziell, um die IT-Sicherheit in Unternehmen zu gewährleisten. Hier erfahren Sie, welche Punkte für ein erfolgreiches IT-Offboarding wichtig sind.

Two illustrated people shaking hands because of a successful IT Offboarding

Veröffentlicht am 10. Januar 2023

Was ist Offboarding?

Gegensätzlich zum Onboarding, wo der Mitarbei­ter in das Unternehmen eintritt, beschreibt Offboarding das Austreten eines Mitarbei­ters aus einer Organisation.
 
 

Ob der Mitarbeiter nun selbst die Kündigung einreicht, das Unternehmen sich für einen Personal­abbau entscheidet oder wegen personen- oder verhaltens­bedingten Gründen eine Kündigung des Mitarbei­ters beschließt, in allen Fällen folgt ein Offboarding Prozess. Neben einer Reihe von nötigen Schritten, die das HR-Team vornimmt, ist Offboarding vor allem auch eine Aufgabe für den IT-Bereich. Neben dem Begriff Offboarding wird das Verlassen des Unternehmens auch als Exit-Management bezeichnet.

Wieso ist der Offboarding Prozess so wichtig?

Sie wollen mehr SaaS Content?

Melde Sie sich an, um immer die aktuellsten SaaS Studien und Inhalte zu lesen.

IT Support Woman

IT-Sicherheit gewährleisten

Austritte aus dem Unternehmen sind keine Seltenheit und Teil des Unternehmens­alltags. Dennoch handelt es sich um einen komplexen Prozess. Mit einem geplanten Ablauf wird sichergestellt, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden. Dieser ist insbesondere wichtig, um die IT-Sicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Umfragen kamen zu dem Ergebnis, dass 20 % der befragten Firmen Datenschutz­verletzungen im Zusammenhang mit ehemaligen Mitarbeitern erlebt haben. Dies hängt damit zusammen, dass der Großteil der Firmen für das Deaktivieren der Mitarbeiter­accounts mehr als einen Tag benötigt. Ein Viertel der Firmen benötigt sogar mehr als eine Woche dafür, weshalb Firmendaten oft noch weiterhin für die austretende Person zugänglich sind.

Automatisierungen einführen

Im Zuge eines strukturierten Exit-Managements können außerdem wertvolle Ressourcen gespart werden. Sobald man einen IT-Offboarding-Prozess eingeführt hat, können einige Schritte automatisiert werden und beanspruchen nicht mehr die Mühe und Zeit von Mitarbeitern.

Einen positiven letzten Eindruck hinterlassen

Zusätzlich verhilft ein reibungsloses IT-Offboarding dazu, einen professionellen letzten Eindruck beim Mitarbeiter zu hinterlassen. Auch wenn die Person nicht mehr Teil des Unternehmens ist, ist sie weiterhin ein Marken­botschafter in Gesprächen mit Familie, Freunden etc. oder auch im Austausch mit ihrem neuen Arbeitgeber. Deshalb sollte beim Austritt des Mitarbeiters weiterhin ein positiver Eindruck der eigenen Firma hinterlassen werden.

8 Schritte für ein erfolgreiches Offboarding

IT Offboarding Checklist Icon

1. Arbeitsmittel zurücknehmen

Der Mitarbeiter sollte natürlich das ihm zur Verfügung gestellte Equipment wieder zurückgeben. Idealerweise wurde beim Onboarding und auch zu späteren Zeit­punkten dokumentiert, welche Geräte dem Mitarbei­ter übergeben wurden, dass am Ende geprüft werden kann, dass die Rückgabe auch vollständig erfolgt.

2. Zugänge zu Daten, Systemen und Einrichtungen beenden

Sensible Daten, System­zugänge und Schlüssel­karten sollten dem Mitarbei­ter so schnell wie möglich entzogen werden. Insbesondere falls die Kündigung des Personals nicht ein­vernehmlich erfolgt. Nur so kann sichergestellt werden, dass keine Informationen an Dritte weitergegeben werden, was dem Unternehmen schaden könnte. Hier sollte besonders darauf geachtet werden, dass alle Arten der Anmeldung – auch remote Anmeldungs­­möglichkeiten z.B. durch VPN – unterbunden werden.

3. Passwörter ändern

Oft werden Tools von mehreren Mitarbei­tern mit denselben Zugangs­daten genutzt. Hier sollten Passwörter geändert werden und an bestehende Mitarbei­ter die neuen Zugangsdaten übermittelt werden. Wenn möglich, sollte es außerdem vermieden werden, dass mehrere Mitarbei­ter sich einen Account teilen. Aus datenschutz­technischen Gründen ist es wichtig, dass klar ist, welcher Mitarbei­ter worauf Zugriff hat und man diesen Zugriff auch schnell wieder entziehen kann.

4. SaaS-Accounts deaktivieren

Bei vielen Anwendungen hat man die Möglichkeit, den Account des Mitarbei­ters zunächst einmal zu deaktivieren. So hat der Mitarbei­ter keinen Zugang mehr, aber es bleiben wichtige Daten erhalten. In dem Zuge macht es auch Sinn, einen neuen System­inhaber zu ernennen, falls das die Rolle des ehemaligen Mitarbei­ters war. Es bietet sich an, diese Rolle regulär immer dem gleichen Mitarbei­ter zuzuordnen.

5. E-Mail Weiterleitung

Auch wenn alle Kunden und andere wichtige Kontakt­personen über die Kündigung informiert sind, kann es trotzdessen sein, dass der ehemalige Mitarbei­ter weiterhin kontaktiert wird. Es sollte festgelegt werden, welcher Mitarbei­ter die Aufgaben übernimmt und damit auch an welchen Mitarbeiter die E-Mails weiter­geleitet werden sollten. Zusätzlich kann eine automatische Antwort an dem Absender eingestellt werden, dass die Email weiter­geleitet wurde.

6. Kreditkarten Zahlungen aktualisieren

Die meisten SaaS-Anwendungen werden per Kredit­karte bezahlt. Gegebenenfalls hatte der ehemalige Mitarbeiter eine Unternehmens­kreditkarte, über die die Tools bezahlt wurden. Wenn er diese der Finanz­abteilung zurückgibt, sollte eine Liste vorliegen mit allen SaaS-Anwendungen und Lizenz­modellen, zu zahlenden Kosten und mit welcher Kreditkarte diese bezahlt werden. Diese Liste sollte regelmäßig aktualisiert werden und mit den Kreditkarten­rechnungen über­einstimmen. So wird auch sichergestellt, dass keine Zahlung vergessen wird und nicht plötzlich der Zugang zu einer Anwendung fehlt.

7. SaaS-Accounts löschen

Meistens genügt es nicht, die Accounts von ehemaligen Mitarbeitern zu deaktivieren. Es ist zwar nicht auf den ersten Blick sichtbar, aber bei den meistens SaaS-Anbietern zahlt man weiter für deaktivierte Accounts, wie als wenn es aktive Accounts sind. Bei verschiedenen Lizenz­modellen ist es schwer den Überblick über die Kosten zu behalten. Nur durch das Löschen des Accounts, nachdem alle wichtigen Daten gesichert wurden, kann sichergestellt werden, dass man nicht unnötig für die SaaS Anwendung zahlt. Mit durchschnittliche 30 SaaS-Anwendungen pro Mitarbeiter kann das eine zeitraubende und aufwendige Arbeit sein, ist aber essenziell, um unnötige SaaS-Kosten zu vermeiden.

8. Daten löschen

Mit Beachtung der Datenschutz­­gesetze werden nicht mehr benötigte Daten von ehemaligen Mitarbeitern gelöscht, nachdem die Aufbewahr­ungs­fristen ver­gangen sind.

Fazit:

Woman with Computer

IT-Offboarding ist ein wichtiger Prozess, bei dem es einige Punkte gibt, die nicht vergessen werden dürfen. Es ist ratsam, einen strukturierten Offboarding Ablauf einzuführen, damit das Ganze so schnell und einfach wie möglich abläuft. Insbesondere die starke Zunahme an SaaS-Anwendungen macht es deutlich schwieriger dem ehemaligen Mitarbeiter alle Zugänge zu entziehen.

Unternehmen sollten ein SaaS-Management in Betracht ziehen, um ihren IT-Offboarding Prozess so schnell und einfach wie möglich zu gestalten. Programme wie das von saasmetrix ermöglichen ein einfaches On- sowie Offboarding von Mitarbeitenden mit einem Klick. Neben der klaren Übersicht über alle SaaS- Tools, die Nutzer und entstehende Kosten werden Optimierungen erkannt, die die SaaS-Kosten deutlich reduzieren.

Verwalten Sie Ihre SaaS Lizenzen und sparen Sie Kosten! Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren:

Weitere Artikel: