8 Schritte für ein erfolgreiches IT-Offboarding
10. Januar 2023
Für viele Unternehmen ist SaaS – Software as a Service – ein Muss und kaum mehr wegzudenken. Was allerdings auf den ersten Blick zahlreiche Vorteile mit sich bringt und das Potenzial hat, dem Unternehmen viele IT-Kosten einzusparen, birgt auch ein Risiko. Die Kosten bei SaaS-Tools können schnell weitaus höher ausfallen als erwartet.
Damit dies nicht geschieht und Sie von den Vorteilen, die SaaS mit sich bringt, profitieren können, haben wir im folgenden 7 Schritte zusammengestellt, wie Sie Ihre SaaS Kosten senken können.
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Dieses Modell basiert auf einer kostenlosen Basis-Software, bei der allerdings zahlreiche weitere Funktionen, nur durch den Bezug einer kostenpflichtigen Premium-Version verfügbar werden.
Bei diesem Modell wird SaaS nutzungsunabhängig erworben. Das bedeutet, dass das Unternehmen den Service monatlich pro Nutzer oder monatlich pro Vertrag erwirbt. Dieses Price-per-Policy-System ist somit unabhängig davon, wie häufig Zugriffe erfolgen oder wie viele Transaktionen getätigt werden.
Dabei wird die individuelle Benutzung der Software als Grundlage für die Kostenberechnung genommen. Das bedeutet, dass je intensiver eine Software genutzt wird, desto höher werden die Kosten dafür. Dieses Kostenmodell ist damit recht schwer kontrollier- und abschätzbar und kann höhere Kosten als erwartet verursachen.
Sehen Sie sich unbedingt genau an, welches Preismodell Ihr SaaS-Anbieter anbietet. Je nachdem, wie viel die Software genutzt wird, kann das eine oder andere Preismodell das Günstigere sein.
Lassen Sie sich eingehend von Experten beraten, die sich mit dem Thema SaaS und dazugehörigen Tools auskennen.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen strukturierten Prozess einrichten, um einen klaren Ablauf zu haben, falls ein Offboarding Prozess statfindet. Die Grundlage dafür sollte eine Liste des aktuellen Lizenzbestands sein.
Das Analysieren von Daten ist unabdingbar. Diese Analysen zeigen genau, welche Anwendungen in deinem Unternehmen tatsächlich genutzt werden und wie häufig diese geöffnet werden. Damit haben Sie die Möglichkeit genau abzuwägen, für welche Tools es sinnvoll ist, weiterhin zu zahlen.
Nutzen Sie die Vorteile, die kostenlose Testversion von Anwendungen bieten. Auf diese Weise kannst du vor dem Kauf sicherstellen, dass die Funktionen tatsächlich für dein Unternehmen nützlich sind. So vermeiden Sie Kosten für SaaS-Tools, die später nicht genutzt werden.
Ist ein Mitarbeiter über eine längere Zeit nicht am Arbeitsplatz, wie beispielsweise durch Krankheit oder Urlaub, sollten die Anwendungen, die von diesem Mitarbeiter verwendet werden, gelöscht werden.
Nutzen Sie ein SaaS-Management Tool zum Verwalten Ihrer SaaS-Anwendungen. Ein Tool wie saasmetrix schafft Ihnen einen Überblick über Ihre SaaS-Landschaft, automatisiert Prozesse und zeigt auf, wo Lizenzen nicht mehr benötigt werden.
