7 Punkte, um Kosten bei SaaS-Tools zu sparen

reduce costs with SaaS tools

Veröffentlicht am 24. November 2022

Für viele Unternehmen ist SaaS – Software as a Service – ein Muss und kaum mehr wegzudenken. Was allerdings auf den ersten Blick zahlreiche Vorteile mit sich bringt und das Potenzial hat, dem Unternehmen viele IT-Kosten einzusparen, birgt auch einige Risiken. Die Kosten bei SaaS-Tools dafür können schnell weitaus höher ausfallen als erwartet.

Damit dies nicht geschieht und du von den Vorteilen, die SaaS mit sich bringt, profitieren kannst, haben wir im folgenden 7 Punkte zusammen­gestellt, wie du deine Kosten bei SaaS-Tools senken kannst.

Welche Preismodelle gibt es bei SaaS?

Um die Kosten zu senken, die durch die Nutzung von SaaS anfallen, ist es in erster Linie wichtig, sich genau über den gewählten Anbieter zu informieren. Ein besonderes Augen­merk sollte dabei auf die angebotene Art, sprich das zugrunde liegende Preismodell, gelegt werden. Grund­sätzlich werden dabei 3 ver­schiedene Modelle verwendet:

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Freemium-Modell:

Dieses Modell basiert auf einer kostenlosen Basis-Software, bei der allerdings zahlreiche weitere Funktionen, nur durch den Bezug einer kostenpflichtigen Premium-Version verfügbar werden.

Nutzungsunab­hängiges Modell:

Bei diesem Modell wird SaaS nutzungsuna­bhängig erworben. Das bedeutet, dass das Unternehmen den Service monatlich pro Nutzer oder monatlich pro Vertrag erwirbt. Dieses Price-per-Policy-System ist somit unabhängig davon, wie häufig Zugriffe erfolgen oder wie viele Transaktionen getätigt werden.

Nutzungsab­hängiges Modell:

Dabei wird die individuelle Benutzung der Software als Grundlage für die Kostenberechnung genommen. Das bedeutet, dass je intensiver eine Software genutzt wird, desto höher werden die Kosten dafür. Dieses Kostenmodell ist damit recht schwer kontrollier- und abschätzbar und kann höhere Kosten als erwartet verursachen.

Wie kann man bei SaaS-Tools Kosten sparen?

1. Das richtige Preismodell wählen

Sieh dir unbedingt genau an, welches Preismodell dein SaaS-Anbieter anbietet. Je nachdem, wie viel die Software genutzt wird, kann das eine oder andere Preismodell das Günstigere sein.

2. Mit Experten sprechen

Lass dich eingehend von Experten beraten, die sich mit dem Thema SaaS und dazugehörigen Tools auskennen.

3. Prozesse definieren

Stelle sicher, dass du einen strukturierten Prozess einrichtest, um einen klaren Ablauf zu haben, falls ein Offboarding Prozess statfindet. Die Grundlage dafür sollte eine Liste des aktuellen Lizenzbestands sein.

4. Daten analysieren

Das Analysieren von Daten ist unabdingbar. Diese Analysen zeigen genau, welche Anwendungen in deinem Unternehmen tatsächlich genutzt werden und wie häufig diese geöffnet werden. Damit hast du die Möglichkeit genau abzuwägen, für welche Tools es sinnvoll ist, weiterhin zu zahlen. 

5. Testversionen nutzen

Nutze die Vorteile, die kostenlose Testversion von Anwendungen bieten. Auf diese Weise kannst du vor dem Kauf sicherstellen, dass die Funktionen tatsächlich für dein Unternehmen nützlich sind. So vermeidest du Kosten für SaaS-Tools, die später nicht genutzt werden.

6. Ungenutzte Tools ausfindig machen

Ist ein Mitarbeiter über eine längere Zeit nicht am Arbeitsplatz, wie beispiels­weise durch Krankheit oder Urlaub, sollten die Anwendungen, die von diesem Mitarbeiter verwendet werden, gelöscht werden.

7. Nutze ein SaaS-Management Tool

Nutze ein SaaS-Management Tool zum Verwalten deiner SaaS-Anwendungen. Ein Tool wie saasmetrix schafft dir einen Überblick über deine SaaS-Landschaft, automatisiert Prozesse und zeigt dir auf, wo Lizenzen nicht mehr benötigt werden. 

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