SaaS-Management-Plattformen erklärt
In diesem Artikel erfährst du, was das SaaS-Management ist und warum diese Form von Lizenzmanagement wichtiger denn je ist. Wir zeigen außerdem auf, wie du eine SaaS-Management-Plattform für dein Unternehmen nutzen kannst.
SaaS (Software-as-a-Service) sind cloudbasierte Anwendungen, die seit vielen Jahren salonfähig geworden – klassische On-Premise Software Lösungen verschwinden mehr und mehr. Dass SaaS-Anwendungen nicht nur die Zukunft, sondern bereits die Gegenwart sind, dürfte den meisten ebenfalls klar sein.
Beispiele für SaaS-Anwendungen sind Slack, Zoom, Asana & HubSpot. Die Vorteile von SaaS-Anwendungen liegen vor allem in der Zugänglichkeit und der schnellen Implementierung.
SaaS-Tools sind schnell eingerichtet und einsatzbereit. Die Hürden sind gering, da Nutzende nicht auf die IT angewiesen sind. Diese Zugänglichkeit und die schnelle Implementierung führen jedoch oft zu einem regelrechten SaaS-Chaos.
Mit einem strukturierten SaaS-Management Prozess lässt sich dieses Chaos beheben.
Das SaaS-Management umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um SaaS-Anwendungen effizient zu nutzen. Dabei geht es vor allem darum, dass die IT einen Überblick über alle genutzten SaaS-Anwendungen und deren Kosten erhält. Außerdem soll die Nutzung analysiert und ggf. Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
In kleineren Unternehmen werden dazu häufig noch Excel-Tabellenblätter verwendet. Diese sind allerdings oftmals veraltet und bieten damit keine gute Entscheidungsgrundlage.
In größeren Unternehmen dagegen werden häufig SAM-Systeme (Software Asset Management) eingesetzt. Diese SAM-Systeme erfassen alle On-Premise Anwendungen im Unternehmen, sodass die IT eine umfassende Übersicht über die Anwendungen hat. Außerdem kann die Provisionierung – das Zuteilen und Entfernen von Lizenzen – hierüber erfolgen.
Allerdings unterstützen die meisten SAM-Systeme keine SaaS-Anwendungen.
SaaS-Management hilft IT, Finanz- und Sicherheitsexperten, schnelle und gut informierte Lizenz-Entscheidungen zu treffen, was die Kosten sowie Arbeitszeit senkt und die Sicherheit erhöht.
Ein gut aufgebautes SaaS-Management ist mittlerweile für alle IT-Teams essentiell. Denn moderne Teams sind gut darin, neue SaaS-Anwendungen einzuführen. Die Beschaffung von SaaS-Anwendungen ist einfach und oftmals dezentral. IT-Teams können dies ohne spezialisierte Software oftmals nicht kontrollieren oder nachvollziehen.
Viele Unternehmen wissen allerdings nicht, dass es mittlerweile dedizierte Anbieter für SaaS-Management gibt. Stattdessen vertrauen sie auf herkömmliche Software Asset Management Systeme, die nicht für SaaS-Anwendungen ausgerichtet sind.
Sogenannte SaaS-Management-Plattformen sind das Pendant zu SAM-Tools und lassen sich meistens problemlos in bestehende ITAM-Prozesse einbinden.
Die meisten Unternehmen verfolgen mittlerweile eine Cloud-First-Strategie. Doch auch alle anderen Unternehmen haben ziemlich sicher SaaS-Tools im Einsatz, von denen die IT nichts weiß. Daher sollte jedes moderne IT-Team das Hinzuziehen einer SaaS-Management-Plattform in Anbetracht ziehen.
Die Vorteile einer SaaS-Management Struktur:
Die wichtigste Funktion einer SaaS-Management-Plattform ist Übersicht über alle im Unternehmen vorhandenen SaaS-Anwendungen zu schaffen. IT-Teams sollten in der Lage sein, in wenigen Sekunden zu ermitteln, welche Nutzer welche Lizenz in welchen Anwendungen besitzen.
Oftmals ist das Buchen und Verwalten von SaaS-Lizenzen dezentral. Sind 20 SaaS-Tools im Unternehmen im Einsatz, müssen auch 20 Admin-Portale bedient werden. Ein zeitintensiver und unübersichtlicher Prozess.
Mithilfe von SaaS-Management-Plattformen lässt sich die Provisionierung zentralisieren und sogar automatisieren (z. B. für On- und Offboardings).
Im Rahmen der Schatten-IT kommt es immer wieder zu Cyber Security Gefahren. Mitarbeitende testen ein neues Tool, laden z. B. Kundendaten hoch und lassen die Anwendung nach 1-2 Wochen links liegen.
Kommt es nun zu einer Datenpanne kann die eigene IT nicht schnell genug reagieren. Daher ist es wichtig, die Schatten-IT proaktiv einzudämmen.
Für die meisten Unternehmen macht ein dediziertes SaaS-Management-Tool Sinn – unabhängig davon, ob bereits ein ITAM- und/oder SAM-System im Einsatz ist. Der Einsatz von SaaS-Anwendungen wird sich in den nächsten Jahren weiter intensivieren.
Smarte IT-Teams setzen daher verstärkt auf SaaS-Management, um die eigene Arbeitseffizienz zu erhöhen und kritische Sicherheits- und Compliance-Probleme zu lösen.
Managing SaaS made simple!
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9:00-17:00 Uhr Mo-Fr
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