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Warum Automatisierung beim On- & Offboarding entscheidend ist

Automatisiertes Provisioning ist essenziell: Warum IT-Teams ihr On- & Offboarding automatisieren sollten

IT-Teams stehen vor einer wachsenden Herausforderung: Mit der steigenden Zahl von SaaS-Tools müssen Zugriffsrechte für neue Mitarbeitende schnell und sicher vergeben und beim Offboarding ebenso zuverlässig wieder entzogen werden.

In vielen Unternehmen erfolgt dieser Prozess jedoch noch manuell – ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger und sicherheitskritischer Ansatz.

Die Lösung? Automatisiertes Provisioning, das den gesamten On- & Offboarding-Prozess strukturiert, beschleunigt und Sicherheitsrisiken minimiert.

Herausforderungen bei einem manuellen On- & Offboarding

1. Hoher Zeitaufwand

IT-Teams müssen SaaS-Accounts für jeden neuen Mitarbeiter manuell einrichten – oft unter hohem Zeitdruck. Fehlende Prozesse führen zu Chaos und Unterbrechungen.

Jeder Buchungsvorgang dauert im Durchschnitt mehrere Minuten, was sich bei einer steigenden Anzahl von Mitarbeitenden zu mehreren Stunden summieren kann.

2. Sicherheitsrisiken

Mitarbeitende nutzen während ihrer Tätigkeit eine Vielzahl von Anwendungen. Werden die Zugriffsrechte beim Offboarding nicht lückenlos entzogen, bleiben Sicherheitslücken bestehen.

Ehemalige Mitarbeitende können so weiterhin auf sensible Unternehmensdaten zugreifen – ein enormes Sicherheitsrisiko.

3. Schatten-IT

Wenn die Mitarbeitenden nicht zeitnah Zugriff auf die benötigten Anwendungen erhalten, besteht die Gefahr einer Schatten-IT.

Mitarbeitende könnten sich aus Unzufriedenheit mit der IT Zugang zu fremden SaaS-Tools verschaffen, um ihre tägliche Arbeit zu erledigen.

4. Überprovisionierung

Aus Zeitmangel werden den Mitarbeitenden oft zu weitgehende Berechtigungen eingeräumt. Dies kann zu unberechtigten Datenzugriffen führen.

Mitarbeitende benötigen oft nur bestimmte Funktionen, erhalten aber aus Bequemlichkeit Zugriff auf das gesamte System.

5. Kostenexplosion durch ungenutzte Lizenzen

Eine unstrukturierte Lizenzierung führt dazu, dass nicht genutzte Konten weiter bezahlt werden, ohne dass sie jemandem zugeordnet sind.

Studien zeigen, dass Unternehmen bis zu 30 % ihrer SaaS-Kosten für ungenutzte Lizenzen ausgeben.

6. Compliance-Herausforderungen

Viele Unternehmen müssen die Lizenzbestimmungen der Softwarehersteller genau einhalten. Manuelle Prozesse führen häufig zu Verstößen, da Lizenzen nicht korrekt vergeben oder entzogen werden, was zu Unter- oder Überlizenzierung führen kann.

Dies birgt nicht nur finanzielle Risiken durch Nachzahlungen, sondern kann auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Wie Automatisierung IT-Teams entlastet

Mit einer modernen SaaS-Management-Plattform können IT-Teams den gesamten On- & Offboarding-Prozess effizient und fehlerfrei gestalten. Hier sind die größten Vorteile:

Schnelle Lizenzzuweisung
Mit nur wenigen Klicks erhalten neue Mitarbeitende Zugriff auf alle relevanten Tools.
Automatische Entziehung von Berechtigungen
Beim Offboarding werden sämtliche Zugänge umgehend deaktiviert – ohne dass etwas übersehen wird.
Reduzierung manueller Arbeit
Durchschnittlich benötigen IT-Teams ohne Automatisierung 5 Minuten pro Lizenzbuchung. Bei mehreren Lizenzen pro Person summiert sich dieser Aufwand erheblich.
Integration mit bestehenden Systemen
Eine gute Lösung synchronisiert sich z. B. mit Active Directory von Microsoft oder anderen Benutzergruppen, sodass Berechtigungen automatisch zugewiesen werden.
Volle Transparenz über SaaS-Nutzung
IT-Teams behalten den Überblick über alle verwendeten Anwendungen und können ungenutzte Lizenzen schnell identifizieren und deaktivieren.
Audit- und Compliance-Sicherheit
Automatische Protokollierung aller Zugriffsrechte hilft, regulatorische Anforderungen einzuhalten und Prüfungen zu bestehen.
Skalierbarkeit
Automatisierte Prozesse ermöglichen eine reibungslose Skalierung, insbesondere für wachsende Unternehmen, die neue Mitarbeitende in großer Zahl einstellen.

Best Practices für eine erfolgreiche Automatisierung

Um die Vorteile der Automatisierung vollständig zu nutzen, sollten IT-Teams folgende Best Practices beachten:

Standardisierte Rollen und Berechtigungen definieren
Durch klare Richtlinien für Berechtigungen und Lizenznutzung lassen sich Risiken reduzieren.
Regelmäßige Überprüfung der SaaS-Nutzung
Unternehmen sollten kontinuierlich prüfen, welche Lizenzen aktiv genutzt werden und wo Einsparpotenzial besteht.
Automatisierter Workflow
IT-Teams sollten vorab festlegen, welche Zugriffe automatisch erteilt oder entzogen werden.
Integration in HR-Systeme
Eine nahtlose Verbindung zwischen HR und IT sorgt dafür, dass Zugriffe automatisch bei Eintritt oder Austritt eines Mitarbeitenden geregelt werden.

Einblicke in die Automatisierungen von saasmetrix

Mit saasmetrix kannst du die erläuterten Best Practices schnell und einfach umsetzen.

Zum einen erkennst du, welche Benutzer welche Lizenzen in welchen Applikationen haben.

Zum anderen hilft dir saasmetrix dabei, SaaS-Lizenzen zu erkennen und zu buchen, ohne dass du dich in jedes einzelne Admin-Portal einloggen musst.

Ein großer Teil von saasmetrix ist die Automatisierung. Du kannst saasmetrix mit HR-Tools wie Personio oder HRworks verbinden. Außerdem kannst du deine bestehenden Microsoft Active Directory Gruppen anbinden. Hier stehen dir viele Möglichkeiten zur Verfügung.

Als Beispiel findest du hier einen interaktiven Einblick in unsere Automatisierungen:

Fazit: Ein Muss für moderne IT-Teams

Manuelle On- & Offboarding-Prozesse sind nicht mehr zeitgemäß. Sie erfordern einen hohen Zeitaufwand der IT-Teams, da jedes SaaS-Tool separat verwaltet werden muss. Dies führt nicht nur zu Ineffizienzen, sondern auch zu erhöhten Sicherheitsrisiken, da leicht manuelle Fehler passieren können, z.B. durch vergessene Deaktivierung von Zugängen oder unzureichenden Entzug von Berechtigungen.

Darüber hinaus verursacht ein unstrukturiertes Lizenzmanagement oft unnötige Kosten. Ungenutzte Lizenzen bleiben aktiv, weil kein klarer Überblick über die Nutzung besteht, und Unternehmen zahlen für Accounts, die längst hätten deaktiviert werden müssen. In großen Organisationen kann dies zu einer erheblichen finanziellen Belastung führen.

Mit einer modernen SaaS-Management-Plattform können diese Herausforderungen gezielt angegangen werden. Durch die Automatisierung der Lizenzvergabe und des Lizenzentzugs sparen IT-Teams nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Sicherheitsstandards und optimieren die Kosten.

Zudem sorgen automatisierte Prozesse für mehr Transparenz im gesamten Lizenzmanagement, was Unternehmen hilft, Compliance-Vorgaben besser einzuhalten und sich auf strategische IT-Aufgaben zu konzentrieren.

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